In der Sitzung am 08.Mai.2025  wurde von der Vorstandschaft der Siedlergemeinschaft Grünstadt ein Aufgaben- und Geschäftsverteilungsplan beschlossen, der eine Übertragung bestimmter Aufgaben auf die Mitglieder des Vorstandes, die Beisitzer, aber auch auf jene, die nicht zum Vorstand gehören, vorsieht. Durch diesen Aufgaben- und Geschäftsverteilungsplan sollen nicht nur klare Strukturen in den Zuständigkeiten und verschiedenen Aufgabenbereichen geschaffen, sondern auch das Engagement und letztlich die Eigenverantwortung des jeweiligen Vereinsmitarbeiters bzw. der jeweiligen Vereinsmitarbeiterin hervorgehoben werden.
Dadurch ergibt sich auch eine gewisse Systematik der vielfältigen Aufgabenbereiche, die gerade in einem Kulturverein, wie die Siedlergemeinschaft, zu bewältigen sind. Das „Grundgesetz“ jeden Vereines ist dessen Satzung, in der wichtige Aufgaben, die die Mitglieder des Vorstandes zu erfüllen haben, geregelt sind. Diese Vorschriften sehen auch die Möglichkeiten vor, den sieben Beisitzern Aufgaben zu übertragen. Das wurde bei der Siedlergemeinschaft Grünstadt nunmehr vorbildlich umgesetzt.